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Henri Pérouze
 
       
 
Piloter c’est facile...
Le lettre du cadre territorial - octobre 2008

Piloter, c’est facile …

« Elle est vraiment bien notre nouvelle DGS. » L’avis semble unanime du Maire à bon nombre d’agents. Comment expliquer un tel consensus ?

Il est vrai que l’arrivée de la nouvelle équipe municipale a coïncidé avec le départ à la retraite du directeur général des services. Un souffle nouveau a balayé la collectivité qui s’était quelque peu assoupie dans le ronronnement des habitudes illustrant l’interprétation péjorative du mot fonctionnaire. Rappel : est appelé couramment fonctionnaire celui ou celle qui se contente de fonctionner c’est-à dire de reproduire les mêmes actes professionnels comme si le monde extérieur n’évoluait pas (rien à voir avec le statut puisque nous en subissons chaque jour aussi dans le secteur privé).

Il faut croire que cette attitude résignée n’est pas une fatalité puisque lorsque la nouvelle équipe a traduit en plan de mandat les orientations de son programme, les agents ont presque unanimement apprécié la clarté des choix énoncés dans les priorités municipales. Le premier facteur de succès réside bien dans la volonté politique d’afficher le sens de l’action. Pour cela, des moyens de communication ont été bien sûr déployés afin de diffuser la connaissance des destinations à atteindre.

La nouvelle DGS a donc élaboré pour les élus un tableau de bord de pilotage stratégique leur permettant de suivre la mise en œuvre de leurs politique locales. Pour cela, en concertation avec son équipe de direction, elle a proposé de décliner ces grandes orientations en objectifs réalistes. Leur validation par les élus a été un peu bien sûr sportive car il s’agit d’une négociation sur les niveaux de réalisation et les échéances … un compromis devant être trouvé entre les ambitions politiques (légitimées par le suffrage universel) et les moyens et contraintes des services (à titre d’exemple, doublement en deux ans de la fréquence d’utilisation de la bibliothèque pour les adolescents !). Deuxième facteur de succès.

Ensuite, les destinations étant bien clarifiées, la patronne des services a demandé et obtenu l’autonomie nécessaire pour définir les chemins d’accès à ces destinations. Tout l’encadrement a été sollicité pour construire des mini-tableaux de bords déclinant la progression vers les objectifs. Il a même fallu freiner certains cadres férus d’informatique qui élaboraient des usines à gaz déployées sur des tableurs en liaisons synchronisées… Quatre règles de base encadrent le déploiement des indicateurs dans tous les secteurs d’activité : simplicité, pertinence, visualisation de l’essentiel et suivi périodique par les acteurs eux-mêmes. Troisième facteur de succès.

Les équipes-projets suivent leurs tableaux de bord permettant de mesurer l’état d’avancement de chaque projet spécifique (tenue des délais, maîtrise des coûts, développement du partenariat, etc.). De nombreux services disposent aujourd’hui d’indicateurs d’activités fiables (nombre d’entrées dans un équipement, tonnage collecté, nombre de fleurs, etc.). Plusieurs d’entre-eux ont même élaboré des tableaux de bords Qualité permettant de vérifier l’amélioration des prestations, la réduction des dysfonctionnements (délai d’attente moyen réduit, nombre de réclamations, baisse de la consommation de fournitures, etc.). Les mesures collectées sont visualisées (magie des représentations en graphiques ou en « fromages » d’un seul clic pour faciliter la lecture. Les écarts permettent de féliciter les équipes ou -le cas échéant- d’engager des mesures correctrices. Tous ces tableaux de bord constituent le support privilégié du dialogue de gestion permanent, scandé par les réunions de service régulières et les entretiens du management hiérarchique. Quatrième facteur de succès.

« Comment peut-on conduire aujourd’hui un véhicule sans tableau de bord ? » a constitué le leit-motiv de la nouvelle directrice pendant plusieurs mois auprès de l’ensemble de l’encadrement (sous-entendu, si vous ne pilotez rien, qu’est-ce qui justifie votre traitement ?) Persévérance, courtoisie et fermeté : cinquième facteur de succès.

Qui est cette DGS ? … Dans quelle ville ? … une rafale de questions me réveille. Je rêvais. Désolé.

Henri Pérouze www.perouze.fr

       
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